Milan šváb založil firmu Zásoby s tím, že bude udržovat zvláštní zásoby pro případ mobilizace – skladoval tak jídlo pro vojsko, vězeňství či obyvatele. Po třech letech tato společnost zanikla a zakladatel řešil, co dál. Napadlo ho, že by mohl nabízet spisovou archivační službu. Dnes má asi šest tisíc klientů, kteří zde ukládají své dokumenty. Kdyby všechny tyto šanony vyskládal vedle sebe, délka tohoto „hada“ by přesáhla 16 kilometrů.

Pan Milan Šváb, podobně jako mnoho dalších majitelů rodinných firem, se ke svému dnešnímu oboru podnikání dostal  vlivem souhry několika náhod, po sobě jdoucích událostí. Firma ZÁSOBY s.r.o. byla založena 28. února 1994 a to na základě státní zakázky „Udržování zvláštních zásob pro případ mobilizace“ (z toho také vznikl název firmy ZÁSOBY). Udržovala zásoby jídla pro vojsko, vězeňství, policii, okresní úřady, obyvatelům pro případ katastrofy či povodně na deset dnů. Povinnost držet tyto zásoby skončila v roce 1997 s Klausovými úspornými opatřeními. Nicméně toto nebyla jediná činnost, kterou se firma zabývala a zakladatel společnosti Milan Šváb pracoval v té době též jako správce konkurzní podstaty. V rámci toho přicházel do styku s firmami, které měly spousty dokumentů, ale neměly prostory, kde by je uchovávaly po zákonem stanovenou lhůtu. V souvislosti s tím jej napadlo, že by mohl nabízet spisovou archivační službu. Prostory nakonec našel v Suchém Vrbném (městské čtvrti na východním okraji Českých Budějovic). Za cca 25 000 000 Kč je přebudoval na archiv s optimální teplotou a optimální vlhkostí, se správným zabezpečením a všemi dalšími parametry, které přesně stanovuje zákon.[1]

Moderní posuvné regály

Systém uložení a označení

V čem spočívá firemní know-how?

• Veškeré práce (Nakládka a odvoz dokumentů. Utřídění a uložení dokumentů. Digitalizace dokumentů. Vypracování každoročních skartačních návrhů a provedení skartace. Počítačové zpracování uložených dokumentů. Vyhledávání informací z uložených dokumentů. Poradenství při zřizování podnikových archivů, outsourcing. Pomoc obecním úřadům při uspořádání jejich archivu. Komunikace s příslušným státním oblastním archivem)  provádí na nejvyšší odborné úrovni.
• Svým cca 600 klientům šetří čas, peníze a prostory.
• Firma umožňuje přístup k dokumentům 24 hodin denně, 7 dní v týdnu.
• Skartaci uložených dokumentů provádí  v zákonných skartačních lhůtách (účetnictví, faktury, dodací listy se skartují po 10 letech, mzdové listy po 45 letech, notářské zápisy po 100 letech – ty budou skartovat až jejich prapravnuci…)

Pokud by všechny šanony vyskládali vedle sebe, pak by délka tohoto „hada“ přesáhla více jak 16 km.

Pan Šváb, společně se svojí manželkou, jsou nejvíce hrdí na skutečnost, že za celou dobu svého podnikání žádný svůj závazek neuhradili po lhůtě splatnosti, zaměstnancům vždy přišla výplata v řádném termínu výplatního dne.[2] Ve firmě je zaměstnán i bratr manželky, téma podnikání a případného nástupnictví je pravidelným námětem rozhovorů s dětmi. Syn s dcerou mají vlastní firmu v Praze a dcera ještě navíc získává zkušenosti ve státní agentuře. Jelikož v rodině vidí první a velmi důležité pouto, baví se o všech záležitostech běžného života i o podnikatelských záměrech velmi otevřeně, děti mají průběžný přehled o tom, jak se firmě daří.

Průchod mezi regály

ZÁSOBY s.r.o.

Sídlo společnosti: 37005 České Budějovice 2, Husova tř. 624/43

datum vzniku: 28.2.1994

IČ: 60838264, DIČ: CZ60838264[3]

http://www.spisovna.cz/

Milan Šváb, Jednatel & ředitel, Tel: +420 602 228 721, E-mail: svab@spisovna.cz

Autor: AMSP ČR. Ing. Naděžda Petrů, Ph.D. Manažer marketingové komunikace pro projekt Rok rodinného podnikání 2018. Tel. 736 528 436. e-mail: petru@amsp.cz